Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 10 september 2026

Wie verantwoordelijk is

Back to Balance, vertegenwoordigd door Marja Hillebrand, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens binnen de eigen dienstverlening. Ons adres is Koningin Julianastraat 7, 6668 AG Randwijk. Ons KvK-nummer is 80606717. Voor privacyvragen en verzoeken kun je mailen naar info@backtobalance.nl.

Deze verklaring gaat over de website, contact en boekingen, coaching, lichaamsmetingen, behandelingen en memberships. Diensten van andere organisaties kunnen daarnaast een eigen privacyverklaring hebben.

Contact en afspraken

Als je contact opneemt of een afspraak maakt, gebruiken we je naam, contactgegevens, afspraakgegevens en de informatie die je zelf deelt om te reageren en je afspraak te organiseren. Voor afspraken gebruiken we Calendly. Voor e-mail gebruiken we Outlook binnen Microsoft 365. Je kunt ook zelf contact opnemen via WhatsApp of telefoon.

Boekings- en contactgegevens die nodig zijn voor een aangevraagde of afgesproken dienst gebruiken we ter voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst. Overige gewone correspondentie verwerken we waar passend op basis van ons gerechtvaardigde belang om vragen zorgvuldig af te handelen. Die grondslag gebruiken we niet op zichzelf als uitzondering voor gezondheidsgegevens.

Deel bij het boeken geen medische details in het algemene opmerkingenveld. Deze bespreken we tijdens de intake of via het daarvoor afgesproken kanaal.

Coaching en cliëntdossier

Bij deelname verwerken we gegevens over afspraken, jouw vragen en doelen, deelname en de begeleiding. Bij metingen en behandelingen kunnen daar leeftijd, geslacht, lengte, gewicht, gezondheidsinformatie uit de intake, meetrapporten, bevindingen en samenvattingen bij horen. De software kan daarbij interpretaties en adviezen genereren. Dit zijn geen door ons gestelde medische diagnoses.

De opgegeven huidige werkwijze gebruikt automatische opslag in iCloud en cliëntdossiers in OneDrive. Correspondentie staat in Outlook binnen Microsoft 365. Dossiers zijn ingedeeld in actieve en inactieve dossiers. Ook inactieve dossiers en e-mails zijn opgeslagen persoonsgegevens.

Voor de aanvullende WILDFIT®-garantie kan informatie over gevolgde videolessen, aanwezigheid en check-ins worden gebruikt om de afgesproken deelnamevoorwaarden te beoordelen. Deze beoordeling vindt met menselijke betrokkenheid plaats. We leggen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing over garantie of deelname vast.

Beoordeling door de mentor

Voor de interpretatie van jouw meetrapport kijkt Evert Nel van Noordeinde Clinic in Den Haag in mijn opdracht mee. Hij ontvangt uitsluitend het meetrapport, inclusief naam, leeftijd, geslacht, lengte, gewicht, meetdatum en -tijd, meetgegevens en de interpretaties van de software. Je intakeformulier en mijn samenvatting stuur ik niet mee.

Evert geeft zijn bevindingen aan mij terug. Ik combineer die met mijn eigen beoordeling en jouw intake en verzorg de terugkoppeling. Deze samenwerking maakt jou geen cliënt van zijn praktijk. De beoordeling door de mentor is een vast onderdeel van de huidige meetdienst en wordt vooraf uitgelegd.

Volgens de beschreven werkwijze verwijdert Evert na terugkoppeling de ontvangen e-mail met het rapport en legt hij geen afzonderlijk cliëntdossier aan. Zijn terugkoppeling blijft bij Back to Balance in de e-mail bewaard en wordt inhoudelijk meegenomen in de samenvatting.

Online coaching en groepen

Online coaching vindt plaats via Zoom. Voor WILDFIT® gebruiken we het WILDFIT®-platform en groepscommunicatie via een community of WhatsApp. Wat je in een groep plaatst, is zichtbaar voor andere deelnemers. In een WhatsApp-groep kunnen ook je telefoonnummer en, afhankelijk van jouw instellingen, je profielgegevens zichtbaar zijn.

We vragen deelnemers vertrouwelijk met elkaars verhalen om te gaan. Deel alleen wat je prettig vindt; actieve deelname verplicht je niet persoonlijke gezondheidsinformatie openbaar te maken.

Marja heeft bevestigd dat alle coaching wordt opgenomen, zowel via Zoom als eventueel op locatie, voor trainingsdoeleinden. Deelnemers ontvangen een replay van de Zoom-call, ook wanneer zij niet aanwezig waren.

Reflectiecheck en interesseberichten

De geplande reflectiecheck gebruikt jouw antwoorden om een persoonlijke reflectie samen te stellen en die naar het opgegeven e-mailadres te sturen. Daarbij verwerken we gezondheidsgegevens. Toestemming voor deze verwerking moet uitdrukkelijk en afzonderlijk worden gevraagd. Je kunt daarnaast vrijwillig kiezen of Marja je antwoorden mag bekijken en je persoonlijk mag mailen. Die keuze staat standaard uit. De reflectiecheck meldt je niet aan voor een nieuwsbrief.

Het persoonlijke reflectieoverzicht geeft geen diagnose of medische totaalscore. Voor de inhoud worden vooraf geschreven tekstmodules voorzien. De reflectie is geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen.

Bij interesse in de Food Freedom Challenge gebruiken we je naam en e-mail om je over de volgende start te informeren. Dit is geen bindende inschrijving en geen automatische toestemming voor andere marketing. Je kunt aangeven dat je geen verdere interesseberichten wilt ontvangen.

Betalingen en administratie

Voor offertes, overeenkomsten, facturen en betalingen gebruiken we de benodigde naam-, adres-, contact- en transactiegegevens. Bij automatische incasso zijn ook bank- en machtigingsgegevens nodig. De grondslagen zijn de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke administratieve verplichtingen. Zet geen onnodige gezondheidsinformatie op facturen of betaalomschrijvingen.

Facturen worden door Marja vanuit Yuki verstuurd. De website verwerkt momenteel geen online betalingen. Automatische incasso is nog niet ingericht. bunq, de eigen bank, heeft de voorkeur als incasseren mogelijk is; anders wordt Mollie onderzocht.

Bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het vastgelegde doel, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. De fiscale basisadministratie bewaren we in beginsel zeven jaar volgens de toepasselijke fiscale regels. Die termijn geldt niet automatisch voor alle gezondheidsgegevens.

Dienstverleners en verwerking buiten de EER

We maken gebruik van de hierboven beschreven diensten om afspraken, communicatie, coaching en dossiers mogelijk te maken. Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. We stellen daarom niet dat alle gegevens uitsluitend binnen de EU blijven.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. Waar van toepassing kun je bezwaar maken of gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen. Als verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken. Dat maakt eerder rechtmatig gebruik niet onrechtmatig; sommige gegevens moeten om een andere geldige reden bewaard blijven.

Mail je verzoek naar info@backtobalance.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer wettelijke verlenging nodig is, laten we dit binnen die maand weten met de reden. We kunnen informatie vragen om je identiteit zorgvuldig te controleren, zonder standaard een volledige kopie van je identiteitsbewijs te verlangen.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je hoeft daarvoor niet eerst akkoord te gaan met onze reactie op jouw verzoek.

Wijzigingen

Als onze werkwijze verandert, werken we deze verklaring bij. Bij belangrijke veranderingen informeren we betrokkenen waar dat nodig is. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring is bijgewerkt.